Jak być zawsze "na czasie" ze swoimi zadaniami?

From Textua

Bez przerwy w „niedoczasie”? Ciągle z zadaniami do zrobienia “na wczoraj”? Każdego dnia macie wrażenie, że nie udało wam się osiągnąć wszystkich założonych na dany dzień celów? Chcecie być "na czasie", albo raczej "o czasie"?

A słyszeliście o zasadzie 60/40?

Jest to zasada, która stawia na realizm. W końcu doba ma tylko 24h i nie ma opcji, żeby ją wydłużyć. I nieważne jest czy wasz dzień pracy ma 5, 8, czy 12 godzin. Prawda jest taka, że jak wypełnicie kalendarz „po brzegi”, to nie dacie rady. No nie i już.

W dobie telefonów komórkowych, maili i szefa/klienta, który chce coraz to nowych rzeczy normą jest, że w naszym, wydawałoby się świetnie, zaplanowanym dniu powstają dziury. Do tego dochodzi jeszcze kwestia zwykłych opóźnień wynikających z kłopotów komunikacyjnych czy też będących winą osób trzecich (np. spóźniający się kontrahent).

O co codzi w zasadzie 60/40?

Całość jest prosta. Jeżeli pracujecie w systemie 8h, to planujcie swoje zadania tak, żeby wypełniły tylko i wyłącznie 60% waszego czasu. W tym wypadku będzie to niewiele poniżej 5 godzin. I uwierzcie mi, to nie jest za mało. Po prostu trzeba być realistą i niektóre rzeczy przełożyć na inny dzień.

Pozostałe 40% czasu, to właśnie te nieprzewidziane przez was sprawy. Korek w drodze na spotkanie, 30-sto minutowy telefon od klienta, a także przedłużające się spotkanie, czy realizacja innego projektu. 

Staram się postępować wedle tej reguły mniej więcej od wtedy, kiedy zacząłem wcześnie wstawać. I powiem szczerze, że póki co system się sprawdza. Zdarzyło się parę razy, że byłem na tzw. „niedoczasie”, ale jest to tak rzadkie w porównaniu do czasów sprzed tej metody, że aż do pominięcia. Kilka razy zdarzyło się też, że z wszystkim wyrobiłem się szybciej niż planowałem.

Sprawdźcie sami i oraz dajcie znać jak wy radzicie sobie z problemem czasu. Metoda ta działa jeszcze lepiej przy odpowiednim planowaniu ilości zadań w ciągu dnia, ale o tym kiedy indziej. Dzisiaj lecę oglądać stream z Social Pozań.

Do jutra

M.

It should have been different/Miało być inaczej

Macie czasami tak, że nie ważne jak sobie wszystko zaplanujecie, to się nie wyrobicie? Ja z tym walczę i ostatnio odnosiłem znaczące sukcesy. Wczesne wstawanie oraz wprowadzenie kilku innych zasad do mojego rytmu dnia pozwalało mi na dobrą organizację czasu i realizację wyznaczonych celów. A dzisiaj, że zacytuję jedną z polskich komedii „cały misterny plan w p***u”.

Poranne wstawanie wyszło, nawet bardzo dobrze, ale z premedytacją założyłem, że w związku z kilkoma innymi rzeczami wpis na bloga powstanie nie zaraz po wstaniu, a pod wieczór. Nie założyłem jednak, że każda z rzeczy, które sobie zaplanowałem pójdzie przedłuży się o co najmniej godzinę. W ten oto sposób dopiero niedawno wróciłem do domu, w którym notabene byli goście i nie chciałem wyjść na polaka-buraka (mała litera zamierzona), który chowa się w pokoju.

Z tego wszystkiego nie powstał tekst, który jest już ułożony w mojej głowie. Jutro wam to zrekompensuję, a tymczasem popatrzcie na reklamę, którą wrzucił przerwanareklame.pl na swojego fanpage’a na Facebook’u:

Ciekaw jestem co o tym sądzicie. Za ostre, niesmaczne, czy może dające do myślenia? Swoją opinią  podzielę się pod komentarzem, który będzie jakoś sensownie odnosił do treści reklamy.

PrzerwaNaReklame.pl

Do you sometimes have days when it doesn’t matter how much you planned everything you want to do, you still don’t manage to do it? For last few months I’ve been fighting with lack of organisation and I’m pleased to say, that I see the improvement. Waking up earlier and introducing a few more rules into my daily routine allowed me to organise my time well and realise my daily tasks. Unfortunately, today the great plan of mine failed.

Morning routine was good, even very good; the mistake I made was to schedule writing the post for the evening rather than the morning. Simply I had other things I wanted to do. I didn’t think that everything would take almost twice the time I planned for it. Because of that I came back later to home. Because all of this I haven’t written the post I was meant to. It already exists in my head, but I need to write it down. I will catch up tomorrow, promise.

I don’t know how many of you have seen it, but there is the advert which was posted on one of the Polish marketing blog’s fanpage. What do you think about it? Is it good, disgusting or maybe it will make people think more about clean hands? Share your opinion please. I’ll give my point of view in reply to the first comment which gives a reasonable opinion.

PrzerwaNaReklame.pl

Kto rano wstaje, temu....

„Kto rano wstaje, temu pan Bóg daje” – przysłowie polskie

Photo from https://www.facebook.com/MFMSingapore

Tylko, że ja nie o Bogu dzisiaj, tylko o tym, że poranne wstawanie jest dobre i może pomóc w życiu. I że to nie od Boga, tylko od nas samych zależy. No bo Bóg co miał dać, to już dał (albo da po śmierci), a w życiu jak samemu sobie czegoś nie wezmę, to tego nie będę miał.

To tyle słowem wstępu.

Nie wiem kiedy i jak wyrobiłem sobie mniemanie, że najlepiej pracuje mi się w wieczorem, a najlepiej w nocy. Wydawało mi się, że tak jest najwygodniej, w końcu nikt nie chodzi po domu, nie dzwoni telefon, nawet mniejsza ilość przychodzących maili i powiadomień na Facebook’u sprzyja skupieniu na zadaniu. Po za tym, przecież nie można było brać się do pracy zaraz po uczelni, lub powrocie z pracy właśnie. W ten sposób powstał system , według  którego podążałem przez całe liceum i cztery z pięciu lat studiów. Z grubsza polegał ona odkładanie pracy na koniec dnia, faworyzował przyjemności i powodował mnóstwo stresu. Byłoby nieprawdą, gdybym nie napisał, że pozwolił mi też sporo imprezować i cieszyć się ogólnie rozumianym życiem, a już w szczególności tym "studenckim". Jednocześnie zapewniał mi ok czterech do pięciu godzin snu dziennie i fałszywe poczucie kontroli nad swoimi działaniami. Gdyby tylko wtedy to tak postrzegał.

Czas na zweryfikowanie swojej pracy nadszedł na ostatnim roku studiów, kiedy oprócz zajęć (które odbywały się tylko dwa dni w tygodniu) podjąłem pracę biurową, oraz zapisałem się na cykl szkoleń z zakresu kompetencji społecznych oraz umiejętności liderskich. Jednocześnie po raz pierwszy wyprowadziłem się od rodziców i zamieszkałem z L.

Wtedy jeszcze cały czas myślałem, że system z wykonywaniem większości pracy w nocy sprawdzi się w nowej rzeczywistości.

No nie sprawdził się.

O ile na zajęciach można było jeszcze być na wpół śpiącym (albo i śpiącym) i odrobić jakoś stracone godziny, to w pracy było to już nie do pomyślenia, podobnie na szkoleniach. Równocześnie zauważyłem, że nie jestem w stanie już skupić się na danym zadaniu o tak późnej porze jak kiedyś.  Zwyczajnie między północą i pierwszą w nocy zasypiałem przy biurku w połowie pisanego zdania.

Mimo wszystko ciągle jeszcze starałem się znaleźć czas na pisanie pracy magisterskiej/zaliczeniowej i tworzenie prezentacji w Power Poincie pod wieczór, po moim powrocie do domu (jako że L. dawała wtedy lekcje angielskiego w naszej kawalerce, to nie miałem możliwości powrotu do domu przed godziną 7 wieczorem, a czasami później). Jednak termin oddawania kolejnych prac, projektów się zbliżał, a ja nadal byłem w czarnej…

                Właśnie w tym czasie zacząłem wykorzystywać czas pomiędzy uczelnią/pracą, a powrotem do domu. Zaprzyjaźniłem się z uczelnianą biblioteką, a raczej czytelnią i to tam zaszywałem się aby pisać pracę magisterską. Nadal jednak pierwszą rzeczą jaką tam robiłem było sprawdzenie portali społecznościowych i maila, a wszystkie bieżące sprawy załatwiałem po powrocie do domu. Mimo wszystko, przynajmniej coś ruszyłem i zacząłem pisać pracę magisterską. Prawdopodobnie tylko dzięki temu udało mi się ją oddać na czas i obronić przed absolutorium.

                Mój system dnia zmienił się całkowicie dopiero po przyjeździe do Londynu i kolejnych przeczytanych książkach (o których wspomniałem w tym poście). I ciągle jeszcze nie jest on doskonały (co w dużej mierze zrzucam na karb nieusystematyzowanej pracy w trybie zmianowym), ale powoli pozwala mi wypełniać założone na dany dzień zadania w planowanym czasie.

Zdaję sobie sprawę, że gdyby ktoś powiedział mi jeszcze kilka miesięcy temu, a na pewno w zeszłym roku to, co zaraz napiszę, to oceniłbym to jako neoficki fanatyzm i niepoprawną paplaninę. Mam nadzieję jednak, że osoba ta nie zraziłaby się tak jak nie zraziłem się ja i systematycznie wprowadzała zmiany, które jej zdaniem zmienią życie na lepsze.

No bo jak ktoś z Was oceni to, że od dwóch miesięcy wstaję o 6 rano bez względu na to, czy mam tego dnia pracę na rano, czy na wieczór? Większość osób, gdy im to mówię, patrzy na mnie z wyrazem twarzy mówiącym „nieźle go w tym Londynie posrało”. Tylko, że mnie to kompletnie nie obchodzi. A osoby, które nie chcą się dowiedzieć o ile lepiej smakuje herbata pita bez pośpiechu i starań o to by nie sparzyć sobie ust, niech wstają na ostatnią chwilę. Jeżeli ktoś nie pija herbaty, to kawa również smakuje lepiej – sprawdziłem. W każdym razie wstaję o tej 6 (przez pierwsze dwa tygodnie była to 5:30, ale było to jednak za wcześnie) i poświęcam 30 minut na ciągle jeszcze dopracowywany poranny cykl czynności, stających się powoli moim rytuałem. O sile zwyczajów pewnie jeszcze napiszę, teraz powinno wystarczyć, że wykonywanie co rano sekwencji znanych mi czynności zakończonych 15 minutową medytacją pozwala mi zacząć dzień w odpowiednim tempie oraz zapewnić sobie jeszcze te dodatkowe 30 minut spokoju o poranku.
Wyjątek od tego zwyczaju stanowią dni, gdy zaczynam swoją pracę o 5.30. Wtedy wstaję o 4.

No i znowu najczęściej słyszanym pytaniem jest „na kiego wuja wstajesz bladym świtem?”. A na to odpowiedź jest prosta akurat. Abstrahując od tego, że nie trawię się śpieszyć z rana, to odkryłem, że rano bardzo dobrze się wykonuje jedno z zadań, które sobie wyznaczam na dany dzień. Nie ważne, czy będzie to pisanie tego posta, przebiegnięcie pięciu kilometrów, czy aplikowanie na minimum 3 stanowiska. Ważne aby zrobić to jeszcze zanim odpali się maila, Facebook’a i inne zjadacze czasu. Z reguły o tej porze nikt też nie dzwoni i nie przeszkadza, więc można spokojnie wyłączyć telefon i oddać się zamierzonej pracy.

Nie wiem czy u innych osób, które spróbują wcześniejszego wstawania, system ten da taki sam efekt. Mi poprawia on samopoczucie, startując w dzień z jednym „odhaczonym” zadaniem czuję się lepszy. A gdy uda mi się zrobić ich dwa, to już w ogóle jest bajka. Jednocześnie świadomość, że gdy ja już jestem po pokonaniu jednego z „kamieni milowych” danego dnia w momencie, gdy reszta otaczającego mnie świata dopiero się budzi jest budująca i pozwala marzyć i planować aby w przyszłości kończyć wyznaczone zadania do godziny 14 danego dnia i móc cieszyć się życiem, a nie spędzić je zaprzężonym w kierat praca-dom-sen.

P.S.

W tym, że poranne wstawanie jest ok musi być coś prawdy, jeżeli w większości języków jest przysłowie wychwalające wczesne pobudki. Sprawdźcie tutaj.

Organizuję się!

"Traktuj przychodzącą pocztę tak, jak gdyby to było chińskie danie na wynos. Najlepiej je zjeść od razu; do końca dnia smakuje całkiem nieźle, lecz potem zaczynają się problemy.."
Mark Hurst

Ostatnio nie mam weny na pisanie dobrych jakościowo postów, a tymi złymi nie chcę zaśmiecać waszych kanałów RSS, facebook'owych ścian oraz twitter'ów. Pomyślałem jednak, że dzisiaj podzielę się z Wami jedną z mądrości wyczytanych w książkach Zen To Done (książka krąży po internecie w wersji polskiej, a Leo Babauta zgodził się na jej upowszechnienie, więc ściągając ją nie popełnicie kradzieży),Get Things Done  czy też Lifehacker. Jak żyć i pracować z głową. Wszystkie one traktują o organizacji swojego życia. Zarówno tego zawodowego, jak i prywatnego. Od czasu szkoleń, w których miałem przyjemność brać udział dokładnie rok temu, zacząłem wczytywać się w książki traktujące o samoszkoleniu oraz pogłębiać wiedzę z tym związaną. Jednak od czytania do wdrażania przyszło mi przejść długą drogę i zmienić kraj pobytu. Teraz jest lepiej, ale ciągle baaaardzo daleko od założonego celu.

Dobra, miało być o jednej mądrości, a ja tutaj się rozpisuję o moich postanowieniach i celach. Tak więc wracam do tematu.

Wyczyść swoją skrzynkę email!

Może brzmi banalnie, ale dla mnie było to dosyć trudne zadanie. Od początku używania Gmaila, traktowałem go jako swoistą kopię zapasową. Trzymałem tam wszystko. I to dosłownie, od maila rezerwującego nocleg w Kołobrzegu w 2007 roku, przez email do znajomego z liceum z 2006 na mailach służbowych skończywszy. Jak do tego doda się jeszcze subskrypcję do ponad 50 newsletterów oraz kilkadziesiąt kont na forach, serwisach społecznościowych i aukcyjnych, sklepach internetowych itp, to ilość przychodzących maili oscylowała dziennie w okolicy 45+. Znam osoby, dla których dużo maili oznacza +100, ale ja już przy 45 ponad połowę kasowałem bez czytania, a resztę sortowałem i umieszczałem w, z mozołem, zbudowanym systemie folderów, niejednokrotnie składającym się z 4 warstw podfolderów. I wiecie co? cały czas wydawało mi się, że jest to świetny system. Wszystko opisane, posegregowane... Ale jak trzeba było znaleźć załącznik z plakatem użytym podczas konferencji, albo maila z nazwą i nr telefonu do "tej świetnej, tajskiej restauracji", to trwało to zdecydowanie za wiele czasu. Okazywało się, że wpisanie słowa plakat nie dawało rezultatu, bo email z plikiem nie miał tytułu, a sam załącznik nazywał się "wzór2.jpg" Do tego Wiadomość stanowiło jedno słowo "poprawione". Oczywiście było to umieszczone w podfolderze "projekty", który znajdował się w folderze "konferencja 2011", który był w folderze "KNIW", który mogłem znaleźć w folderze IW...

Jak widzicie starając się stworzyć system idealny wpadłem w spiralę nadawania osobnych folderów nawet najmniejszym rzeczom. Jednocześnie cały czas tkwiła mi w głowie idea (tudzież stereotyp) plików/skoroszytów, trzymanych w teczkach. A przecież email to tylko ciąg zer i jedynek. A folder jest wartością do niego przypisaną pozwalającą go odnaleźć. 

Po kolejnym kilkudziesięciominutowym wyszukiwaniu potrzebnej wiadomości postanowiłem zastosować porady, które wyczytałem w książkach wymienionych powyżej (a także kilku innych źródłach). Zdawałem sobie sprawę, że nie jest to kwestia do załatwienia w jeden dzień, tak więc podzieliłem ją na trzy etapy.

1) Wypisanie się z niepotrzebnych newsletterów i kanałów RSS. 

2) Przeniesienie wszystkich wiadomości z folderów, które potworzyłem przez ostatnie lata do folderu nazwanego Archiwum2 z zachowaniem struktury podfolderów.

3) Posegregowanie wiadomości ze starych folderów.

4) Włączenie odbierania poczty z innych adresów w usłudze Gmail.

5) Stopniowe zaprzestanie użytkowania innego maila niż Gmail, a na potrzeby rejestracji używanie adresów mailowych jednorazowego użytku.

Etap pierwszy mógłby wydawać się o tyle prosty, że na wszystkie „śmieciowe” maile (czyli promocje, newslettery reklamy oraz rejestracje w serwisach jednorazowego użytku – jakaś internetowa księgarnia czy sklep z najtańszymi w danym momencie wycieraczkami samochodowymi oraz Facebook, z racji mnogości powiadomień na początku istnienia serwisu) posiadałem osobną skrzynkę odbiorczą. Jednocześnie był to jeden z moich pierwszych emaili, którym posługiwałem się do normalnej komunikacji zanim przerzuciłem się na Gmaila. Pomysł wydawał się ok, ale:

- taka „śmieciowa” skrzynka to miejsce, do którego podświadomie niechętnie zaglądałem. Wiedziałem, że na 90% procent nie znajdę tam żadnego wartościowego maila. Z tego powodu w kliencie poczty ustawiłem jej synchronizację na raz na 48h, a zaglądałem do niej jeszcze rzadziej i generalnie rzadko go porządkowałem.

- jako że była to moja pierwsza (albo jedna z pierwszych) „osobista” skrzynka pocztowa, to co jakiś czas zdarzało się, że lądował tam mail, który zawierał ważną informację (razem z następnym punktem to te brakujące 10%).

- część osób, które miałem na liście kontaktów starego maila, nie wiedziała o tym, że nie używam go już do kontaktów i wysyłała maile, na które powinienem odpowiedzieć

Taka sytuacja powodowała, że nie mogłem po prostu usunąć skrzynki wraz z całą zawartością. Postanowiłem więc, poświęcić trochę czasu i z mozołem otwierałem każdego maila i go weryfikowałem.

W przypadku starych, niepotrzebnych mi newsletterów starałem się znaleźć przycisk umożliwiający wypisanie się z subskrypcji (najczęściej pisane taką lub jeszcze mniejszą czcionką na dole strony). Gdy takiego nie było, to pisałem maila do danej księgarni/firmy z prośbą o usunięcie mnie z listy mailingowej.

W wypadku maili, które dostałem od osób, z którymi chciałem utrzymać kontakt, to odpisywałem na maila, a w treści wiadomości oznajmiałem, że od początku października 2012 całkowicie przestaję korzystać z danego adresu.

Emaile z hasłami, loginami i innymi danymi dostępu początkowo chciałem zarchiwizować w aplikacji Evernote, jednak w książce Lifehaker: jak żyć i pracować z głową znalazłem sugestię używania programu LastPass do archiwizacji tego typu danych. Przyznam, że trzymanie tego typu informacji w „chmurze”, nawet zaszyfrowanych (w czym przewyższa Evernote), nie zachwyciło mnie na początku, ale jednak się skusiłem. Przy okazji dowiedziałem się o kontach, o których już dawno zapomniałem (od razu je usunąłem).

W ten sposób udało mi się zminimalizować ilość otrzymywanych „śmieciowych” maili do minimum. Jednocześnie przez kolejne tygodnie systematycznie powtarzałem czynność wypisywania się z newsletterów, które przychodzą raz na miesiąc, czy zupełnie nieregularnie. W ten sposób nawet „śmieciowa” skrzynka nie jest zawalona.

Następnym etapem było przeniesienie całej dotychczasowej zawartości Gmail do forderu „Archiwum2” stworzonego na te potrzeby. Umożliwiło mi to odsianie starych wiadomości od tych, które będą nadchodziły w n trakcie porządkowania skrzynki. Stworzyłem również (podążając za radą z książki Zen To Done) dwa foldery: Bieżące oraz Zadania. Zrezygnowałem z folderu Archiwum, gdyż klient firmy Google ma wbudowaną funkcję archiwizacji maili.

Następnie poświęciłem dzień na przeglądanie maili (których okazało się być ponad 2500) Zacząłem od najstarszych folderów i postępowałem według zasady: Jeżeli mogę coś z maila zapisać w Evernote lub LastPass, to trzeba to zrobić, a wiadomość skasować. Maile wartościowe pozbawić starych etykiet folderów i je zarchiwizować oraz oznaczyć nowymi, bardziej odpowiednimi etykietami (UWAGA! Zanim zaczniecie etykietować wszystko co się da przemyślcie sprawę, ma to ułatwiać wyszukiwanie, a nie budować idealny system!) Wykorzystałem do tego także znacznik „ważne” dostępny w usłudze google, oraz „ulubione”. W ten oto sposób udało mi się zredukować ilość maili w archiwum do 204 wiadomości. Wliczając w to emaile wysłane przeze mnie (np. dla potwierdzenia dokonania płatności. Usunąłem jednak wszystkie maile potwierdzające płatności, które dotyczyły starych spraw, lub transakcji zakończonych pozytywnie). Jeżeli jakiś email wymagał mojego działania (odpisania, zadzwonienia, czy też czegokolwiek innego), to przerzucałem go do folderu „Zadania” i oznaczałem jako nieprzeczytany (ale tylko gdy czas wykonania tego zadania wyceniałem na ponad dwie minuty,  w innym przypadku, zwyczajnie je wykonywałem), a gdy dotyczył jednego z realizowanych przeze mnie projektów (np. pisanie tego bloga), to lądował w folderze „Bieżące” z odpowiednim znacznikiem. W ten sposób zaglądając pod koniec dnia do skrzynki mailowej mogę zapisać w kalendarzu zadania i wydarzenia ze skrzynki „Zadania” i opróżnić je z tych, które już wykonałem (zarchiwizować lub usunąć), a raz na tydzień (u mnie to niedziela) przejrzeć folder „Bieżące” i uznać, który z danych maili nie będzie mi potrzebny w najbliższym czasie, więc mogę go zarchiwizować lub zutylizować.

Zasada obsługi powstałego systemu pocztowego jest prosta:

- natychmiast po otrzymaniu maila decyduj o jego wartości. Maile nieistotne usuwaj.

- Jeżeli email dotyczy zadań, którymi się w danej chwili zajmujesz i będziesz kontynuował dyskusję na tematy w nim zawarte, to przenieś go do folderu „Bieżące”

- w przypadku emaili wymagających Twojej odpowiedzi, to odpisz jeżeli nie zajmie to więcej niż dwie minuty. W innym wypadku przenieś go do folderu „Zadania” oraz stwórz wydarzenie/zadanie w kalendarzu.

- maile z użytecznymi informacjami zarchiwizuj za pomocą przycisku na górze okna przeglądarki.

Zdaję sobie sprawę, że nie każdemu może odpowiadać układ składający się tylko z 3 folderów. Ale wydaje mi się, że utrzymanie porządku w takim systemie będzie łatwiejsze. Generalnie zasadą jakiej mam zamiar się trzymać, to zero wiadomości w skrzynce odbiorczej oraz przestanie korzystania z emaila, jako swoistego systemu backup. Do tego są inne programy. Zobaczę jak się będzie toto spisywało i dam znać. Za jakiś czas. Wtedy pewnie też napiszę coś więcej o programach i książkach dzisiaj przeze mnie wymienionych.

Aha, no i pozostało jeszcze przeniesienie usług zarejestrowanych na starym mailu na jednorazowe skrzynki mailowe i w efekcie końcowym zaprzestanie używania tego "śmieciowego" maila.

Życzę przyjemnych porządków (naprawdę niektóre maile były przezabawne, gdy je przeglądałem po kilku latach, a po uporządkowaniu maila poczułem, że kontroluję odrobinę więcej swojego życia) i do usłyszenia.